Privacyverklaring

Algemeen

De werking van StampMedia kan niet draaien zonder dat we bepaalde persoons-gegevens van de deelnemers, betrokkenen en externe begeleiders verzamelen. StampMedia vzw hecht veel waarde aan de bescherming van die persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens, zoals je geboortedatum, e-mailadres of telefoonnummer.

In deze privacyverklaring geven we heldere en transparante informatie over welke gegevens wij verzamelen en hoe wij daarmee omgaan.

StampMedia vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dat houdt in dat

• wij je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor we die opvroegen. Welk type persoonsgegevens en welke doelen zijn beschreven in deze privacyverklaring.
• verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel de gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• wij vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij die nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens.
• wij technische en organisatorische maatregelen nemen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is.
• wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze opgevraagd werden.
• wij op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, wij je hierover informeren en die respecteren.

Als StampMedia vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoons-gegevens. Als je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wil opnemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

StampMedia vzw

Site Permeke, blok B

De Coninckplein 26 – 2060 Antwerpen

03 294 68 38 – info@stampmedia.be

Wat verzamelen we en waarom?

1. Persoonsgegevens bij rechtstreekse deelname van reporters en vrijwilligers aan de activiteiten van StampMedia vzw.

Je persoonsgegevens worden door StampMedia verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om de auteur te vermelden bij een publicatie (toestemming).

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van StampMedia vzw (uitvoering overeenkomst).

• Om de reporters en vrijwilligers te kunnen informeren over de activiteiten van StampMedia (gerechtvaardigd belang).

• Om de deelnemers aan activiteiten te kunnen verzekeren (contractuele basis).

• Om de reporters- en vrijwilligerswerking te begeleiden en op te volgen (gerechtvaardigd belang).

• Om materiaal te kunnen uitlenen aan reporters en vrijwilligers (gerechtvaardigd belang).

• Om het nieuwsplatform te kunnen gebruiken (gerechtvaardigd belang).

• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).

• Om in regel te zijn met de Belgische wetgeving (vrijwilligerswet, vzw-wetgeving, boekhoudwetgeving) (wettelijke verplichting).

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

• persoonlijke identiteitsgegevens: voornaam, familienaam, postcode, geboortedatum, rijksregisternummer (uitzonderlijk)
• overige persoonlijke informatie: contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer, contactgegevens van een vriend of familielid die we contacteren in geval van uiterste nood, bankrekeningnummer, foto
• interesses, studies of beroep, redactionele vaardigheden
• deelnames aan activiteiten van StampMedia vzw
• publicaties gemaakt voor StampMedia vzw

2. Persoonsgegevens bij deelname aan de activiteiten van StampMedia vzw via een school of andere organisatie

Je persoonsgegevens worden door StampMedia verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van StampMedia vzw (uitvoering overeenkomst).
• Om het nieuwsplatform te kunnen gebruiken (enkel in geval van een activiteit waarbij publicaties gemaakt worden).
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).
• Om in regel te zijn met de Belgische wetgeving (vrijwilligerswet, vzw-wetgeving, boekhoudwetgeving) (wettelijke verplichting).

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan en verwerken:

• persoonlijke identiteitsgegevens: voornaam, familienaam, postcode, geboortedatum
• deelname aan activiteiten van StampMedia vzw
• publicaties gemaakt voor StampMedia vzw

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen om onze doelen te bereiken en deze te bewijzen naar onze subsidiënten (stad Antwerpen en het Vlaams Departement van Cultuur, Jeugd en Media).

3. Persoonsgegevens van externe begeleiders van activiteiten van StampMedia vzw

Je persoonsgegevens worden door StampMedia verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om een lijst bij te houden van onze externe begeleiders (gerechtvaardigd belang).
• Om met onze externe begeleiders te kunnen communiceren (gerechtvaardigd belang).
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).
• Om in regel te zijn met de Belgische wetgeving (vrijwilligerswet, vzw-wetgeving, boekhoudwetgeving) (wettelijke verplichting).

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

• persoonlijke identiteitsgegevens: voornaam, familienaam, volledig adres, geboortedatum
• contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer
• competentiegegevens en historiek van eerder begeleide activiteiten
• facturatiegegevens, zoals btw-nummer

Doorgeven van gegevens aan andere partijen

De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen doorgeven indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het geven van vorming.

• het verzorgen van de internetomgeving (webhosting).

• het verzorgen van de database voor de registratie van deelnemers- en activiteitgegevens.

• het verzorgen en verspreiden van informatie over onze activiteiten.

• het verzorgen van de boekhouding.

• het voorzien van de nodige verzekeringen.

• het publiceren van artikels van StampMedia op andere nieuwswebsites.

• het verstrekken van perskaarten.

Met deze andere partijen maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen doorgeven. Hierop zijn 2 uitzonderingen:

• Als dit wettelijk verplicht en toegestaan is, bijvoorbeeld aan onze subsidiegevers.
• Als je hiervoor uitdrukkelijke toestemming geeft. Deze toestemming kan je ook steeds intrekken.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Jongeren zijn vrij om deel te nemen aan activiteiten (in de ruime zin) van StampMedia. Bij een eerste contact vragen wij persoonsgegevens van jongeren. Indien wij persoonsgegevens verwerken van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar), brengen wij de ouders/wettelijke vertegenwoordiger hiervan op de hoogte. De ouder/wettelijke vertegenwoordiger kan te allen tijde de toestemming hiervoor weigeren of beperkingen opleggen. De gegevens worden dan geanonimiseerd.

Bewaartermijnen

StampMedia vzw bewaart persoonsgegevens tot en met 5 jaar na het jaar van de laatste actieve deelname, tenzij er een wettelijke grond is die verplicht gegevens langer bij te houden.

Beveiliging van de gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo namen we bijvoorbeeld de volgende maatregelen:

• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

• Alle personen die in opdracht van StampMedia vzw jouw gegevens kunnen raadplegen en gebruiken, zijn gebonden aan geheimhouding daarvan.

• Gegevens worden in de kantoren van StampMedia steeds op niet publiek bereikbare plaatsen gearchiveerd.

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.

• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

Je rechten rond je gegevens

Je kan steeds raadplegen welke persoonsgegevens wij van je ontvangen hebben. Je kan deze gegevens aanpassen of laten verwijderen. Neem hiervoor contact op met StampMedia vzw.

We verzamelen gegevens voor de rapportering aan onze subsidiënten, zoals hierboven uitgelegd, of om je als deelnemer te verzekeren tijdens activiteiten. Je kan bezwaar maken als je niet wil dat de wij de gegevens bijhouden of doorgeven aan (één van de) verwerkers van derden (zie ‘Doorgeven van gegevens aan andere partijen’). In uitzonderlijke gevallen kan dit leiden tot weigeren van deelname.

Je kan vragen om je persoonsgegevens over te dragen naar jezelf, iemand anders of een andere organisatie. Vanuit StampMedia kijken we steeds grondig na of de aanvrager dezelfde persoon is als de persoon waarvan de informatie wordt opgevraagd.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen wij je om hierover meteen contact met ons op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacycommissie. Dat is de toezichthoudende autoriteit op het vlak van privacybescherming.

Wijziging privacystatement

StampMedia vzw kan zijn privacystatement wijzigen. Indien we dit doen, zullen we dat aankondigen op onze website. Oudere versies van ons privacystatement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur een e-mail naar info@stampmedia.be als je ze wilt raadplegen.